Cơ quan Quản lý Nhân sự Virginia

Đa dạng – Cơ hội – Hòa nhập

Sổ tay khiếu nại phân biệt đối xử

Thông tin chung


§1.1 Giới thiệu

Văn phòng tham gia lực lượng lao động (OWE) liên tục làm việc hướng tới việc đạt được một nơi làm việc chuyển đổi bền vững, nơi sự phân biệt đối xử tinh tế, công khai, giữa các cá nhân và chính thức trở thành quá khứ. OWE cam kết hỗ trợ các cơ quan trong việc thúc đẩy sự công bằng, giáo dục, đào tạo và duy trì quyền lợi của nhân viên trong toàn bộ quá trình khiếu nại.

OWE thực thi Chính sách DHRM 2.05 Cơ hội việc làm bình đẳng, cấm phân biệt đối xử với nhân viên chính phủ tiểu bang và người nộp đơn xin việc làm của chính phủ tiểu bang.

Chính sách DHRM 2.05 cũng cấm hành vi trả thù những cá nhân nộp đơn khiếu nại phân biệt đối xử, tham gia vào quá trình khiếu nại hoặc phản đối hành vi phân biệt đối xử.

Mục đích của Sổ tay Khiếu nại Phân biệt đối xử EEO này là cung cấp hướng dẫn cho các nhân viên hiện tại và cũ và người nộp đơn xin việc tại các Executive Branch agencies của Commonwealth of Virginia về việc nộp đơn khiếu nại về phân biệt đối xử EEO, cũng như cung cấp quy trình tiêu chuẩn hóa cho lãnh đạo cơ quan nhà nước trong việc xử lý khiếu nại EEO.

Thẩm quyền của chúng tôi để điều tra các khiếu nại về phân biệt đối xử chỉ áp dụng cho các nhân viên hiện tại và cựu nhân viên, và những người nộp đơn xin việc của Commonwealth of Virginia, Executive Branch agencies, có nhân viên được bảo vệ bởi Đạo luật Nhân sự Virginia. Nhân viên hiện tại và cựu nhân viên nên xem lại § 2.2-2905. “Một số sĩ quan và nhân viên được miễn chương” của Đạo luật Nhân sự Virginia để xác định tính đủ điều kiện nộp đơn cho văn phòng của chúng tôi. Nhân viên được miễn quy trình của chúng tôi, nên liên hệ với chủ lao động của họ về quy trình khiếu nại đã thiết lập của họ hoặc họ nên nộp đơn lên Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng liên bang.

§1.2 Thông tin liên hệ của OWE

Văn phòng Gắn kết
lực lượng lao động Phòng Quản lý
Nguồn nhân lực101 N. 14th Street, 12 Tầng
Richmond, VA 23219 Điện
thoại: 804-225-2136
Web: https://www.dhrm.virginia.gov/diversity-opportunity-inclusion
Thư điện tử: owe@dhrm.virginia.gov

§1.3 Thẩm quyền

Văn phòng Tham gia Lực lượng lao động (OWE) hoạt động trong Bộ Quản lý Nguồn nhân lực Virginia (DHRM). Nói chung, mỗi bên đều dành riêng để cung cấp một loạt các khả năng lãnh đạo, dịch vụ và hướng dẫn cho Commonwealth.

OWE thực thi Lệnh Hành pháp của Thống đốc về Cơ hội Bình đẳng và Chính sách DHRM 2.05, Cơ hội việc làm bình đẳng và Đạo luật Nhân quyền Virginia, Tiêu đề VII của Đạo luật Dân quyền 1964 và tất cả các luật chống phân biệt đối xử liên bang khác.

§1.4 Vai trò

OWE đóng vai trò là cơ quan kháng cáo đối với các khiếu nại về phân biệt đối xử, nhưng chỉ sau khi các khiếu nại đã được cơ quan tuyển dụng xem xét và xét xử, và Quyết định Cơ quan Cuối cùng (FAD) đã được ban hành. Nhân viên tin rằng họ đã trải qua sự phân biệt đối xử trước tiên phải nộp đơn khiếu nại với cơ quan của họ, cơ quan này sẽ xem xét và có khả năng điều tra vấn đề. Nếu nhân viên không hài lòng với quyết định của cơ quan, họ có thể kháng cáo lên OWE. Để được hỗ trợ trong việc bắt đầu quá trình khiếu nại, nhân viên nên liên hệ với Bộ phận Nhân sự của cơ quan họ.

Trong một số trường hợp hiếm hoi, OWE có thể trực tiếp chấp nhận khiếu nại phân biệt đối xử. OWE sẽ xem xét các khiếu nại chưa được cơ quan điều tra nếu có xung đột lợi ích (COI) có thể tồn tại. Những trường hợp như vậy đòi hỏi phải xem xét đặc biệt.

Quy trình khiếu nại phân biệt đối xử DHRM - OWE EEO cho phép nhân viên:

  1. Kháng cáo FAD liên quan đến cáo buộc phân biệt đối xử, hoặc
  2. Nộp đơn khiếu nại phân biệt đối xử dựa trên xung đột lợi ích (COI) liên quan đến lãnh đạo cơ quan.

OWE sẽ đánh giá từng kháng cáo và khiếu nại COI để được chấp nhận hoặc từ chối. Nếu được chấp nhận, một cuộc điều tra sẽ được tiến hành càng sớm càng tốt về mặt hành chính. Nếu bị từ chối, sự tham gia của OWE vào vấn đề này sẽ kết thúc.

Việc xem xét kháng cáo và khiếu nại COI thường xảy ra trong vòng tuần 3-4.
Sau khi được chấp nhận, các cuộc điều tra thường kết thúc trong vòng 180 ngày kể từ khi chấp nhận.

Mặc dù hiếm, việc xem xét và điều tra khiếu nại có thể vượt quá thời gian đã nêu do thiếu nhân sự hoặc sự chậm trễ không thể tránh khỏi khác.

OWE không cung cấp tư vấn pháp lý. Nhân viên tìm kiếm lời khuyên pháp lý nên liên hệ với luật sư luật lao động để được hướng dẫn. Các cơ quan có câu hỏi pháp lý nên liên hệ với luật sư được chỉ định của họ tại Văn phòng Tổng chưởng lý.

§1.5 Tài nguyên cơ quan khác

Bộ luật Virginia và Lệnh hành pháp của Thống đốc cấm phân biệt đối xử tại nơi làm việc của tiểu bang trên cơ sở chủng tộc, màu da, tôn giáo, nguồn gốc quốc gia, giới tính, mang thai, sinh con hoặc các điều kiện y tế liên quan, tuổi tác, tình trạng hôn nhân, khuyết tật, khuynh hướng tình dục, bản sắc hoặc biểu hiện giới tính, liên kết chính trị, hoặc tình trạng của một cựu chiến binh. Nhân viên nhà nước có sẵn nhiều nguồn lực để nêu lên mối quan tâm của họ về sự phân biệt đối xử hoặc các vấn đề khác tại nơi làm việc.

Văn phòng Tổng chưởng lý về Quyền Dân sự

Văn phòng Tổng chưởng lý đã thành lập Văn phòng Quyền Dân sự (OCR) có thể chấp nhận các khiếu nại về phân biệt đối xử trong việc làm.

OCR có thể điều tra khiếu nại, chuyển khiếu nại đến một cơ quan có thẩm quyền khác hoặc tìm cách tạo điều kiện giải quyết.

Nếu khiếu nại không được giải quyết, bạn có thể được cung cấp thông báo về quyền nộp đơn kiện về khiếu nại phân biệt đối xử của bạn. Thông tin thêm có thể được tìm thấy trên trang web OCR hoặc bằng cách gọi804 () 225-2292 hoặc gửi email civilrights@oag.state.va.us.

Văn phòng giải quyết tranh chấp việc làm

Khiếu nại phát sinh tại nơi làm việc cần được giải quyết một cách công bằng và kịp thời. Khi lựa chọn một giải pháp thay thế phù hợp để giải quyết vấn đề hoặc mối quan tâm tại nơi làm việc, nhân viên và ban quản lý cơ quan có thể nhận được thông tin và hướng dẫn từ Văn phòng Giải quyết Tranh chấp Việc làm (“EDR”) và Văn phòng Nhân sự tại cơ quan của họ. Mặc dù các chuyên gia tư vấn EDR không cung cấp lời khuyên pháp lý, họ có thể giúp xác định các chính sách liên quan và có thể thảo luận về các lựa chọn khác nhau để giải quyết các mối quan tâm tại nơi làm việc.

EDR không ủng hộ nhân viên hoặc quản lý, mà thay vào đó, cung cấp các dịch vụ công bằng để hỗ trợ giải quyết tranh chấp nơi làm việc. EDR quản lý cả thủ tục khiếu nại và quy trình hòa giải. Cả hai đều là những lựa chọn khả thi để giải quyết tranh chấp nơi làm việc.

Đối với các câu hỏi cụ thể về quy trình EDR, nên liên hệ với EDR. EDR được đặt tại Sở Quản lý Nguồn nhân lực và có thể liên hệ qua điện thoại tại 804-786-7994 hoặc 1-888-23-ADVICE (232-3842). Thông tin bổ sung có sẵn trên trang web của EDR. Các cơ quan nên liên hệ với luật sư được giao của họ tại Văn phòng Tổng chưởng lý nếu có bất kỳ câu hỏi pháp lý nào.

Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng Liên bang

EEOC là cơ quan liên bang giám sát hầu hết các luật phân biệt đối xử trong việc làm của liên bang. Khiếu nại có thể được nộp thông qua trang web EEOC. EEOC sẽ xem xét hồ sơ của bạn và có thể thực hiện nhiều hành động khác nhau, bao gồm tiến hành điều tra, tìm cách giải quyết vấn đề thông qua hòa giải hoặc cung cấp cho bạn thư “quyền kiện” để bạn nộp đơn kiện. Để biết thêm thông tin, hãy gọi 1-800-669-4000.

Lưu ý: Luật pháp và chính sách hiện hành mà theo đó các nguồn lực này hoạt động nghiêm cấm việc trả đũa khi khiếu nại phân biệt đối xử hoặc tham gia khiếu nại, chẳng hạn như bằng cách cung cấp bằng chứng để hỗ trợ khiếu nại. Nếu bạn đã tham gia vào một trong những tài nguyên này và cảm thấy chủ lao động của bạn đã trả đũa bạn, hãy liên hệ với nguồn lực hiện hành để báo cáo sự trả đũa.

Tư vấn


§2.1 Tư vấn nhân viên

Tư vấn bí mật liên quan đến kháng cáo và khiếu nại phân biệt đối xử có sẵn cho nhân viên xem xét nộp đơn khiếu nại thông qua thông tin liên hệ được ghi chú. Xem § 1.1 Thông tin liên hệ.

Trong quá trình tham vấn, Nhân viên OWE sẽ:

  • Lắng nghe những mối quan tâm của bạn.
  • Giải thích các luật và chính sách có liên quan.
  • Lời khuyên về các tùy chọn giải pháp.
  • Giới thiệu các cơ quan tiểu bang hoặc liên bang thay thế để được hỗ trợ.
  • Giải thích quá trình nộp hồ sơ.

OWE không cung cấp tư vấn pháp lý. Nhân viên tìm kiếm lời khuyên pháp lý nên liên hệ với luật sư luật lao động.

§2.2 Tư vấn đại lý

OWE cũng có sẵn cho các cơ quan cung cấp hướng dẫn về việc thành lập văn phòng Cơ hội việc làm bình đẳng (EEO).

OWE Personnel sẽ:

  • Xem xét các chính sách EEO hiện tại của cơ quan, thành phần lực lượng lao động và các thủ tục khiếu nại hiện có, cung cấp các mẫu điều tra EEO và tư vấn trong quá trình khiếu nại và quy trình điều chỉnh hợp lý.
  • Phát triển một kế hoạch thực hiện phù hợp, phác thảo cấu trúc của văn phòng, nhu cầu nhân sự và hệ thống phân cấp báo cáo.
  • Phát triển và tiến hành các buổi đào tạo cho lãnh đạo và nhân viên để thúc đẩy nhận thức và tuân thủ.
  • Thiết lập các giao thức thu thập và báo cáo dữ liệu để theo dõi sự đa dạng của lực lượng lao động và theo dõi tiến trình hướng tới các mục tiêu EEO.
  • Cung cấp hỗ trợ liên tục, đánh giá chính sách định kỳ và các sáng kiến cải tiến liên tục để điều chỉnh các chức năng của văn phòng EEO với các yêu cầu pháp lý và tổ chức đang phát triển.

Kháng nghị


OWE chịu trách nhiệm xem xét và xét xử các kháng cáo liên quan đến các khiếu nại về Cơ hội việc làm bình đẳng (EEO) trong một cơ quan. Không giống như một văn phòng EEO đầy đủ dịch vụ xử lý các khiếu nại, điều tra và nghị quyết ban đầu, văn phòng chỉ kháng cáo chỉ tập trung vào việc xem xét lại các quyết định do cơ quan đưa ra. Các chức năng chính của nó bao gồm xem xét hồ sơ trường hợp, đánh giá xem các thủ tục thích hợp có được tuân thủ hay không và xác định xem có sai sót trong các phát hiện ban đầu hay không.

Văn phòng này đảm bảo tuân thủ luật EEO của liên bang và tiểu bang, tiến hành xem xét vô tư các kháng cáo và đưa ra quyết định hoặc khuyến nghị cuối cùng. Ngoài ra, nếu phát hiện ra sự khác biệt trong quá trình điều tra của cơ quan, OWE có thể cung cấp hướng dẫn về các hành động khắc phục và đề xuất cải tiến chính sách và/hoặc thực hành. Mục tiêu của OWE là cung cấp một cơ chế công bằng và không thiên vị cho những nhân viên tin rằng khiếu nại của họ không được giải quyết đúng cách, củng cố niềm tin vào cam kết của cơ quan về cơ hội bình đẳng và không phân biệt đối xử.

§3.1 Nộp đơn kháng cáo lên quyết định cuối cùng của cơ quan

OWE đóng vai trò là cơ quan kháng cáo để xem xét các khiếu nại về phân biệt đối xử sau khi chúng đã được cơ quan tuyển dụng xét xử trước và FAD đã được ban hành. Nhân viên nhà nước cáo buộc phân biệt đối xử trước tiên phải nộp đơn khiếu nại phân biệt đối xử với cơ quan của họ để xem xét và điều tra tiềm năng. Vui lòng liên hệ với Bộ phận Nhân sự của cơ quan bạn để bắt đầu quá trình.

OWE sử dụng hệ thống quản lý khiếu nại trực tuyến để nộp Khiếu nại lên FAD do cơ quan cấp. OWE sẽ chỉ chấp nhận các biểu mẫu kịp thời và được gửi trực tuyến. Xem § 2.1 Yêu cầu về thời gian để nộp đơn kháng cáo

§3.2 Yêu cầu đối với nhân viên nộp đơn kháng cáo

OWE sẽ không còn chấp nhận các biểu mẫu khiếu nại qua đường bưu điện hoặc giấy tờ. Tất cả các biểu mẫu phải được hoàn thành và gửi trực tuyến. Nếu bạn cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ với Văn phòng của chúng tôi.

Người khiếu nại nên làm theo hướng dẫn dưới đây để đảm bảo rằng chúng tôi nhận được khiếu nại.

  1. Truy cập trang web của chúng tôi và nhấp vào “Cách nộp đơn kháng cáo”. Liên kết sẽ đưa bạn đến một trang web có tên là Mẫu yêu cầu DHRM hoặc bạn có thể theo liên kết tại đây.
  2. Đối với Loại báo cáo, nhấp vào menu thả xuống và chọn Khiếu nại EEO.
  3. Hoàn thành tất cả các phần được đánh dấu bằng dấu hoa thị (*).
  4. Vui lòng chỉ chọn (các) cơ sở mà khiếu nại nộp cho cơ quan của bạn đã được chấp nhận. (Ví dụ: nếu cơ quan của bạn chỉ chấp nhận độ tuổi, chỉ chọn độ tuổi)
  5. Cung cấp một lời giải thích ngắn gọn về lý do tại sao bạn không đồng ý với quyết định cuối cùng của cơ quan của bạn.
    • Các yếu tố cần xem xét bao gồm trong tuyên bố ngắn gọn của bạn:
      • Dòng thời gian ngắn gọn về các sự kiện khiến bạn nộp đơn khiếu nại EEO với cơ quan của bạn, bao gồm (các) ngày bị cáo buộc phân biệt đối xử
      • Cung cấp ngắn gọn tất cả các chi tiết hỗ trợ khiếu nại của bạn và bất kỳ hành động nào bạn đã thực hiện để giải quyết vấn đề trước khi nộp đơn khiếu nại
      • Bao gồm lý do bạn không đồng ý với quyết định của cơ quan và bằng chứng bạn tin rằng họ không xem xét.
      • Vui lòng đảm bảo đính kèm một bản sao của FAD
  6. Vui lòng không đính kèm các tài liệu bổ sung ngoài FAD. Vui lòng cung cấp chữ ký để khẳng định rằng thông tin bạn đã chia sẻ là đúng theo kiến thức và niềm tin tốt nhất của bạn.

Lưu ý: Người khiếu nại được nhắc nhở rằng bằng chứng mới không thể được trình bày ở giai đoạn này. Người khiếu nại phải chứng minh rằng, dựa trên bằng chứng đã được trình bày trong quá trình điều tra, cơ quan lẽ ra phải đưa ra một kết luận khác có lợi cho họ.

Một khi khiếu nại đã được gửi, không cần phải hành động thêm. Các nhà điều tra từ OWE sẽ xem xét khiếu nại và thông báo cho người khiếu nại về tình trạng của nó.

OWE sẽ không còn chấp nhận các biểu mẫu khiếu nại qua đường bưu điện hoặc giấy tờ. Tất cả các biểu mẫu phải được hoàn thành và gửi trực tuyến. Nếu bạn cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ với Văn phòng của chúng tôi.

Đối với các câu hỏi liên quan đến quá trình kháng cáo, bạn có thể liên hệ với chúng tôi theo số (804) 225-2136. Bạn cũng có thể gửi email cho văn phòng của chúng tôi tại owe@dhrm.virginia.gov.

§3.3 Yêu cầu đối với cơ quan ban hành quyết định cơ quan cuối cùng

Cơ quan nên làm theo các hướng dẫn dưới đây khi soạn ra Quyết định Cơ quan Cuối cùng (FAD). FAD phải rõ ràng, toàn diện và bao gồm các yếu tố chính sau:

  • Tiêu đề và thông tin cơ quan - Bức thư phải bao gồm tên của cơ quan, văn phòng ban hành quyết định và chi tiết liên lạc.
  • Nhận dạng trường hợp - Tham khảo số vụ án, tên của người khiếu nại và bất kỳ ngày liên quan nào liên quan đến quá trình khiếu nại và kháng cáo.
  • Tuyên bố về các vấn đề - Phác thảo rõ ràng các khiếu nại nêu ra trong đơn khiếu nại, bao gồm các cáo buộc cụ thể về phân biệt đối xử, quấy rối hoặc trả đũa.
  • Lịch sử thủ tục - Cung cấp bản tóm tắt về quy trình khiếu nại, bao gồm các bước chính được thực hiện, các cuộc điều tra được tiến hành và bất kỳ quyết định nào trước đó.
  • Luật và Chính sách Áp dụng - Tham khảo các luật, quy định và chính sách của cơ quan EEO liên bang và tiểu bang có liên quan áp dụng cho vụ án.
  • Phát hiện và phân tích - Cung cấp giải thích chi tiết về bằng chứng được xem xét, các tiêu chuẩn pháp lý được áp dụng và lý do đằng sau quyết định. Phần này nên giải quyết từng yêu cầu riêng lẻ.
  • Quyết định cuối cùng - Nêu rõ quyết định cuối cùng (ví dụ: có tìm thấy sự phân biệt đối xử hay không) và bất kỳ hành động khắc phục nào, nếu có.
  • Quyền kháng cáo và các bước tiếp theo - Thông báo cho người khiếu nại về quyền kháng cáo của họ, bao gồm các yêu cầu về thời gian, nơi nộp đơn và bất kỳ lựa chọn giải quyết tranh chấp thay thế nào có sẵn.
  • Thông tin liên hệ - Cung cấp chi tiết liên lạc để có thêm thắc mắc hoặc làm rõ liên quan đến quyết định.
  • Chữ ký và ngày - Quyết định phải được ký bởi quan chức thích hợp với chức danh của họ và ngày ban hành.

Điều này đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp lý và thông báo rõ ràng về quyết định của cơ quan cho người khiếu nại.

Đối với các câu hỏi hoặc hỗ trợ liên quan đến quá trình kháng cáo, bạn có thể liên hệ với chúng tôi theo số (804) 225-2136. Bạn cũng có thể gửi email cho Văn phòng của chúng tôi tại owe@dhrm.virginia.gov.

§ 3.4 Yêu cầu về thời gian để nộp đơn kháng cáo

Khiếu nại của nhân viên phải được nộp cho OWE trong vòng ngày theo lịch 15 kể từ ngày FAD.

Ngày kháng cáo được nộp là ngày nộp lên cổng thông tin trực tuyến của chúng tôi.

Nếu không nộp đơn kháng cáo kịp thời sẽ dẫn đến việc kháng cáo bị khép lại về mặt hành chính và việc thất bại đó sẽ chỉ được bào chữa do các trường hợp bất thường.

Khiếu nại do xung đột lợi ích


§ 4.1 Điều kiện

OWE sẽ trực tiếp xử lý các khiếu nại về phân biệt đối xử khi có bất kỳ tình huống xung đột lợi ích (COI) nào sau đây:

  1. Khiếu nại là chống lại một người đứng đầu cơ quan.
  2. Khiếu nại chống lại Người quản lý EEO.
  3. Khiếu nại chống lại Giám đốc HR.

Lưu ý: Để đủ điều kiện là trường hợp COI, cá nhân thực hiện phân biệt đối xử phải là một trong những người được liệt kê ở trên. Sự hiện diện đơn thuần của bất kỳ cá nhân nào trong số những cá nhân này trong vụ việc bị cáo buộc là không đủ để phân loại khiếu nại là COI. Trong những trường hợp như vậy, khiếu nại trước tiên nên được nộp với cơ quan. Xem bên dưới để được hướng dẫn bổ sung.

Một trường hợp phân biệt đối xử KHÔNG được phân loại là xung đột lợi ích (COI) sẽ liên quan đến các cáo buộc chống lại người giám sát, người quản lý hoặc đồng nghiệp thay vì Trưởng cơ quan, giám đốc EEO hoặc giám đốc HR.

Một trường hợp phân biệt đối xử KHÔNG được phân loại là xung đột lợi ích (COI) sẽ liên quan đến các cáo buộc chống lại người giám sát, người quản lý hoặc đồng nghiệp thay vì Trưởng cơ quan, giám đốc EEO hoặc giám đốc HR.

OWE sẽ đánh giá các khiếu nại đó để được chấp nhận hoặc từ chối. OWE sẽ nhanh chóng cung cấp thông báo bằng văn bản về quyết định của mình. Nếu được chấp nhận, một cuộc điều tra sẽ diễn ra càng sớm càng tốt về mặt hành chính. Nếu bị từ chối, mối liên hệ của OWE với vấn đề này kết thúc.

§ 4.2 Nộp đơn khiếu nại do xung đột lợi ích

Vui lòng sử dụng hệ thống nộp đơn trực tuyến của chúng tôi* và làm theo hướng dẫn bên dưới để đảm bảo chúng tôi nhận được khiếu nại của bạn.

  1. Truy cập trang web của chúng tôi và nhấp vào “Cách nộp đơn phân biệt đối xử do xung đột lợi ích”. Liên kết sẽ đưa bạn đến một trang web có tên là Mẫu yêu cầu DHRM hoặc bạn có thể theo liên kết tại đây.
  2. Đối với Loại báo cáo, nhấp vào menu thả xuống và chọn Xung đột lợi ích EEO.
  3. Hoàn thành tất cả các phần được đánh dấu bằng dấu hoa thị (*).
  4. Chọn (các) cơ sở mà cơ quan của bạn chấp nhận khiếu nại của bạn.
  5. Mô tả ngắn gọn lý do tại sao bạn tin rằng bạn đã bị phân biệt đối xử. * Nếu không làm như vậy, có thể trì hoãn việc xử lý khiếu nại của bạn. *
    • a. Các yếu tố cần xem xét bao gồm trong tuyên bố ngắn gọn của bạn:
      • Dòng thời gian ngắn gọn của các sự kiện
      • Cung cấp tên, số điện thoại và chức danh công việc và danh mục được bảo vệ của tất cả những người mà bạn cho là bị phân biệt đối xử
      • Cung cấp ngắn gọn tất cả các chi tiết hỗ trợ yêu cầu của bạn
  6. Vui lòng ký tên để xác nhận rằng thông tin bạn chia sẻ là đúng sự thật theo hiểu biết và niềm tin của bạn.

Một khi khiếu nại đã được gửi, không cần phải hành động thêm. Các nhà điều tra sẽ xem xét khiếu nại và thông báo cho người khiếu nại về tình trạng của nó.

Đối với các câu hỏi liên quan đến quá trình kháng cáo, bạn có thể liên hệ với chúng tôi theo số (804) 225-2136. Bạn cũng có thể gửi email cho nhóm của chúng tôi tại owe@dhrm.virginia.gov.

* OWE sẽ không còn chấp nhận đơn khiếu nại gửi qua thư hoặc giấy tờ nữa. Tất cả các mẫu đơn phải được hoàn thành và nộp trực tuyến. Nếu bạn cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ với Văn phòng của chúng tôi.

Xin lưu ý rằng việc nộp đơn với Commonwealth không ngăn cản bạn nộp đơn khiếu nại liên bang với Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng Hoa Kỳ (EEOC). Tại Bang Virginia, một cá nhân có 300 ngày kể từ ngày xảy ra (các) sự cố phân biệt đối xử bị cáo buộc với EEOC đối với chủ lao động có nhân viên 15 trở lên vì phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc, màu da, nguồn gốc quốc gia, giới tính, tôn giáo, thông tin di truyền và/hoặc khuyết tật. Tại Bang Virginia, một cá nhân có 300 ngày kể từ ngày bị cáo buộc gây tổn hại để nộp đơn lên EEOC đối với chủ lao động tư nhân, thành phố hoặc quận có nhân viên 20 trở lên vì phân biệt đối xử dựa trên tuổi tác.

§ 4.3 Yêu cầu về thời gian để nộp đơn khiếu nại do xung đột lợi ích

Tất cả nhân viên nhà nước, cựu nhân viên nhà nước và người nộp đơn xin việc nhà nước có thể nộp đơn khiếu nại phân biệt đối xử nếu họ đáp ứng các yêu cầu như được nêu trong § 3.0 Điều kiện.

Những người đáp ứng các yêu cầu trên, có thể nộp đơn khiếu nại phân biệt đối xử với OWE trong vòng 180 ngày dương lịch kể từ hành vi bị cáo buộc phân biệt đối xử cuối cùng.

Ngày khiếu nại được nộp là ngày nộp thông qua hệ thống trực tuyến.

Trách nhiệm của EEO


§5.1 Trách nhiệm của nhân viên

Nhân viên tin rằng họ đã trải qua sự phân biệt đối xử, quấy rối hoặc trả đũa có trách nhiệm cụ thể khi xem xét hoặc nộp đơn khiếu nại Cơ hội Việc làm Bình đẳng (EEO) để đảm bảo quy trình giải quyết công bằng và hiệu quả. Những trách nhiệm này bao gồm:

Hiểu các biện pháp bảo vệ EEO - Nhân viên nên làm quen với các chính sách, luật pháp và quyền của EEO theo các quy định cụ thể của liên bang, tiểu bang và cơ quan.

Báo cáo kịp thời - Khiếu nại phải được nộp trong khung thời gian yêu cầu (vui lòng xem các phần cụ thể ở trên để biết thời gian và chính sách của cơ quan phác thảo quy trình) để đảm bảo đủ điều kiện để xem xét.

Cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ - Nhân viên nên mô tả rõ ràng sự phân biệt đối xử hoặc trả đũa bị cáo buộc, bao gồm ngày tháng, cá nhân liên quan và bất kỳ chi tiết hoặc tài liệu hỗ trợ liên quan nào.

Hợp tác với cuộc điều tra - Nhân viên được kỳ vọng sẽ tham gia một cách thiện chí, trả lời các câu hỏi và cung cấp bằng chứng hoặc thông tin nhân chứng được yêu cầu để hỗ trợ cho tuyên bố của họ. Việc không trả lời các câu hỏi trong vòng 15 ngày theo lịch, có thể dẫn đến việc khiếu nại của họ bị đóng cửa hành chính.

Gánh nặng chứng minh - Nhân viên nên hiểu rằng họ chịu gánh nặng chứng minh tuyên bố phân biệt đối xử hoặc trả đũa của họ bằng cách trình bày đầy đủ bằng chứng để hỗ trợ cáo buộc của họ.

Sử dụng các phương pháp giải quyết không chính thức - Trước khi nộp đơn khiếu nại chính thức, nhân viên được khuyến khích tham gia hòa giải hoặc giải quyết tranh chấp thay thế (ADR), nếu có, để giải quyết các vấn đề ở mức thấp nhất có thể. Nhân viên quan tâm đến hòa giải nên liên hệ với Văn phòng Giải quyết Tranh chấp Việc làm (EDR) của DHRM để được tư vấn.

Duy trì hành vi chuyên nghiệp - Trong khi theo đuổi khiếu nại, nhân viên nên tuân thủ các chính sách tại nơi làm việc và tránh các hành động trả đũa có thể ảnh hưởng đến cuộc điều tra.

Bảo vệ tính bảo mật - Nhân viên nên tôn trọng quyền riêng tư của tất cả các bên liên quan và tránh chia sẻ các chi tiết nhạy cảm của vụ việc ngoài những chi tiết cần thiết cho quá trình.

Tìm kiếm hướng dẫn khi cần thiết - Nhân viên có thể tham khảo ý kiến của cố vấn EEO, đại diện HR hoặc cố vấn pháp lý của cơ quan của họ để hiểu các lựa chọn của họ và các bước tiếp theo.

Bằng cách hoàn thành các trách nhiệm này, nhân viên giúp đảm bảo quy trình khiếu nại EEO công bằng, kỹ lưỡng và hiệu quả trong khi vẫn duy trì tính liêm chính tại nơi làm việc.

Nhân viên nên liên hệ với văn phòng EEO/HR của họ nếu họ đang đối mặt với tình huống bất lợi tại cơ quan của họ. Nhân viên HR/EEO sẽ tư vấn về việc có nên tiến hành khiếu nại hay nộp đơn khiếu nại phân biệt đối xử.

Nếu nộp đơn khiếu nại phân biệt đối xử, nhân viên phải tự làm quen với chính sách EEO, thủ tục và các biểu mẫu liên quan của cơ quan họ, với sự hướng dẫn từ nhân viên HR/EEO. Nhân viên chịu trách nhiệm cung cấp tài liệu vụ án, vì gánh nặng chứng minh thuộc về họ.

Nhân viên không được nộp trực tiếp với OWE, ngoại trừ một số trường hợp nhất định được nêu trong quy trình Xung đột lợi ích (COI) của OWE. Nhân viên được khuyến khích xem xét và hiểu quy trình của OWE và chịu trách nhiệm nộp đơn kháng cáo hoặc COI cho OWE một cách kịp thời.

Mặc dù nhân viên không thể nộp đơn trực tiếp với OWE (trừ trường hợp COI), họ luôn có thể tìm kiếm sự tư vấn. OWE có thể đưa ra hướng dẫn về các tình huống mà họ đang phải đối mặt và có thể hướng họ đến quy trình khiếu nại thích hợp nếu có. Nhân viên được nhắc nhở rằng họ có thể đồng thời nộp đơn khiếu nại về sự phân biệt đối xử với cơ quan tuyển dụng của họ và EEOC.

§ 5.2 Trách nhiệm của cơ quan

Agencies must have EEO personnel that have received training in conducting EEO Investigations, preferably the New Investigators Training by the Equal Employment Opportunity Commission Training Institute.

Agency Heads, Managers, and Supervisors should receive relevant EEO training. Agency Heads should have awareness of complaints within their agency.

Agencies are responsible for developing EEO Policy statements and informing employees of such policies.

Agencies must inform employees and applicants of their EEO rights and ensure that all EEO posters are displayed in visible locations accessible to both employees and applicants.

Employees often struggle to determine whether they should file a grievance or if their situation constitutes discrimination. To address this, training and consultation should be available through the HR/EEO office. Agencies also reach out to OWE to provide such training. Agencies should also notify employees of their right to consult with the OWE for guidance.

Agencies must develop an EEO complaint process by which they can collect information related to allegations of discrimination. The agency complaint process should include detailed forms to collect information as well as have clear directions for the employee on how to fill the form and provide all information to create a case.

Agencies are required to respond to all complaints of discrimination in a timely and professional manner. Upon receipt of a discrimination complaint, the agency must acknowledge the complaint promptly and inform the complainant of the next steps in the process. Timely responses are essential to demonstrate the agency's commitment to addressing discrimination concerns, ensuring fairness, and maintaining trust. Acknowledging receipt of complaints helps to reassure employees that their concerns are taken seriously, promotes transparency, and minimizes the potential for escalation. It also supports a respectful and compliant workplace environment, aligning with the agency's legal and ethical responsibilities to address discrimination promptly.

The complaint must be received in a timely manner and the case should be investigated by trained employees as referenced above. There should be a timeline within which the case is accepted and investigated. This timeline should be communicated to the employee. Agency investigators must inform the employee in writing of the acceptance of their complaint. Acceptance letters should include when the complaint was filed, the allegations and issues the employee brought forward, and the allegations and issues the agency has accepted for investigation. A final agency decision must be issued at the conclusion of the investigation.

Agencies must inform employees of their right to file an appeal with the DHRM's Office of Workforce Engagement if they are dissatisfied with the final decision issued by their employing agency. Agency EEO personnel should familiarize themselves with the DHRM complaint process to assist employees in either filing an appeal to the FAD, as outlined above, or filing directly with DHRM in cases where DHRM accepts complaints directly, as specified in the COI section of the DHRM discrimination complaint process.

To protect employee rights to appeal within 15 calendar days of the FAD, the FAD must be dated the same date it is presented to the employee.

If an employee appeals the FAD and the appeal is accepted by OWE, the agency’s Human Resource Office and/or EEO Office is required to provide a copy of the agency FAD, including a copy of the employee's complaint form, the acceptance letter, attachments submitted by the employee.

Agencies that do not currently have an EEO complaint process as outlined above, should contact the OWE for consultation and support in building a comprehensive EEO process.

§ 5.3 Yêu cầu báo cáo EEO bắt buộc của cơ quan

Các cơ quan có trách nhiệm hoàn thành và nộp báo cáo trường hợp EDR/EEO hai năm một lần theo yêu cầu của DHRM. Vì mục đích này, điều cực kỳ quan trọng là các cơ quan phải duy trì hồ sơ của tất cả các trường hợp được nộp và các thông tin liên quan. Các cơ quan cũng nên bao gồm các trường hợp đã được nộp cho EEOC. Các trường hợp được báo cáo không nên được tổng hợp. Các cơ quan phải liệt kê từng trường hợp riêng biệt và bao gồm số lượng cáo buộc, vấn đề, tình trạng hiện tại và kết quả của từng vụ án.

OWE sẽ thông báo cho các cơ quan khi nào các báo cáo đó nên được hoàn thành và trả lại cho OWE. Đối với bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến báo cáo này, vui lòng liên hệ với OWE.

6.0 Định nghĩa

Tuổi tác: Phân biệt đối xử với nhân viên từ 40 tuổi trở lên.

Trưởng cơ quan: Giám đốc, Ủy viên hoặc người đứng đầu cơ quan nhà nước được bổ nhiệm khác hoặc cá nhân đã được ủy quyền hành động cho người đứng đầu cơ quan.

Kh áng cáo: Quy trình mà nhân viên nộp đơn kháng cáo sau khi nhận được quyết định cơ quan cuối cùng (FAD) về khiếu nại EEO.

Cơ sở (danh mục được bảo vệ): lý do hoặc đặc điểm cụ thể (chẳng hạn như chủng tộc, giới tính, tuổi tác, khuyết tật, v.v.) mà nhân viên tin rằng đã dẫn đến đối xử không công bằng hoặc phân biệt đối xử tại nơi làm việc.

Gánh nặng chứng minh: đề cập đến trách nhiệm của người khiếu nại (nhân viên) trong việc cung cấp đầy đủ bằng chứng để hỗ trợ tuyên bố phân biệt đối xử, quấy rối hoặc trả đũa của họ. Người khiếu nại phải xác định rằng họ đã trải qua điều trị bất lợi dựa trên đặc điểm được bảo vệ (chẳng hạn như chủng tộc, giới tính, khuyết tật hoặc tuổi tác) và việc điều trị này vi phạm luật EEO.

Màu sắc: Phân biệt đối xử dựa trên màu da của một người, bất kể chủng tộc của họ.

Khiếu nại: Một cáo buộc chính thức được đệ trình bởi một nhân viên tuyên bố phân biệt đối xử, quấy rối hoặc trả đũa vi phạm luật EEO.

Xung đột lợi ích (COI): Một tình huống trong đó có xung đột tiềm ẩn phát sinh từ sự phân biệt đối xử liên quan đến lãnh đạo cấp cao (Trưởng cơ quan, HR Director hoặc Giám đốc EEO).

Khuyết tật: Phân biệt đối xử dựa trên khiếm khuyết về thể chất hoặc tinh thần hạn chế đáng kể một hoặc nhiều hoạt động chính trong cuộc sống.

Phân biệt đối xử: Đối xử không công bằng với một cá nhân hoặc nhóm dựa trên đặc điểm được bảo vệ như chủng tộc, giới tính, khuyết tật hoặc tuổi tác. Xem Chính sách DHRM 2.05 Cơ hội việc làm bình đẳng

Cơ hội việc làm bình đẳng (EEO): Nguyên tắc rằng tất cả nhân viên phải được đối xử công bằng trong các quyết định tuyển dụng, bất kể đặc điểm được bảo vệ.

Điều tra viên EEO: Một cá nhân được đào tạo để tiến hành các cuộc điều tra EEO.

Quản lý EEO: Cá nhân chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề liên quan đến EEO bao gồm các cuộc điều tra khiếu nại phân biệt đối xử.

Q@@ uyết định cơ quan cuối cùng (FAD): Q uyết định bằng văn bản của cơ quan về khiếu nại chính thức về sự phân biệt đối xử với người khiếu nại giải thích các phát hiện của khiếu nại và giải thích thông tin kháng cáo.

Thông tin di truyền: Phân biệt đối xử dựa trên thông tin di truyền của một cá nhân, bao gồm cả tiền sử bệnh gia đình.

K@@ hiếu nại: Khiếu nại bằng văn bản trên Mẫu khiếu nại A nêu rõ các hành động và thiếu sót của quản lý đang bị thách thức, các sự kiện hỗ trợ cho khiếu nại và yêu cầu cứu trợ.

HR Director: Cá nhân có giám sát tất cả các hoạt động nhân sự.

Hòa giải: Quá trình tự nguyện mà qua đó các cá nhân, với sự hỗ trợ của hòa giải viên, có thể đạt được thỏa thuận để giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc.

Nguồn gốc quốc gia: Phân biệt đối xử dựa trên nơi sinh, tổ tiên, văn hóa hoặc ngôn ngữ của nhân viên.

Chủng tộc: Phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc của nhân viên (hoặc các đặc điểm trong lịch sử liên quan đến chủng tộc bao gồm kết cấu tóc, loại tóc và kiểu tóc bảo vệ như bím tóc, lọn tóc và xoắn) hoặc dân tộc.

Tôn giáo: Phân biệt đối xử dựa trên niềm tin hoặc thực hành tôn giáo của nhân viên.

Trả trả đũ a: Phân biệt đối xử hoặc hành động bất lợi được thực hiện đối với nhân viên vì tham gia vào các hoạt động được bảo vệ, chẳng hạn như nộp đơn khiếu nại hoặc tham gia điều tra.

Quay lại đầu trang