Đạo luật Tự do Thông tin của Virginia (FOIA), nằm ở § 2.2-3700 et. phần tiếp theo của Bộ luật Virginia, đảm bảo cho công dân của Khối thịnh vượng chung và đại diện của phương tiện truyền thông quyền truy cập vào hồ sơ công khai do các cơ quan công, viên chức công và nhân viên nhà nước nắm giữ.
Hồ sơ công khai là bất kỳ văn bản hoặc bản ghi âm nào -- bất kể là hồ sơ giấy, tệp điện tử, bản ghi âm thanh hoặc video hay bất kỳ định dạng nào khác -- được chuẩn bị, sở hữu hoặc do một cơ quan công hoặc các viên chức, nhân viên hoặc đại lý của cơ quan này nắm giữ trong quá trình giao dịch công việc. Mọi hồ sơ công khai đều được coi là công khai và chỉ có thể được giữ lại nếu có miễn trừ theo luật định cụ thể.
Chính sách của FOIA nêu rõ rằng mục tiêu của FOIA là thúc đẩy sự nhận thức cao hơn của tất cả mọi người về các hoạt động của chính phủ. Để thúc đẩy chính sách này, FOIA yêu cầu luật phải được giải thích một cách tự do, có lợi cho quyền truy cập và bất kỳ miễn trừ nào cho phép giữ lại hồ sơ công khai phải được giải thích một cách hạn chế.
Quyền FOIA của quý vị
- Bạn có quyền yêu cầu kiểm tra hoặc nhận bản sao hồ sơ công khai hoặc cả hai.
- Bạn có quyền yêu cầu ước tính trước bất kỳ khoản phí nào cho các hồ sơ được yêu cầu.
- Nếu quý vị tin rằng các quyền FOIA của mình đã bị vi phạm, quý vị có thể nộp đơn lên tòa án quận hoặc tòa án khu vực để buộc tuân thủ FOIA.
Yêu cầu cung cấp hồ sơ từ Phòng Quản lý nguồn nhân lực
- Quý vị có thể yêu cầu hồ sơ qua thư bưu điện Hoa Kỳ, fax, e-mail, trực tiếp hoặc qua điện thoại. FOIA không yêu cầu rằng yêu cầu của quý vị phải bằng văn bản, cũng không cần quý vị phải nói rõ rằng quý vị đang yêu cầu hồ sơ theo FOIA.
- Từ góc độ thực tế, có thể hữu ích cho cả quý vị và người nhận yêu cầu của quý vị khi gửi yêu cầu bằng văn bản. Điều này cho phép quý vị tạo một bản ghi yêu cầu của quý vị. Nó cũng cung cấp cho chúng tôi một tuyên bố rõ ràng về những hồ sơ quý vị đang yêu cầu, để không có sự hiểu lầm về yêu cầu bằng lời nói. Tuy nhiên, chúng tôi không thể từ chối trả lời yêu cầu FOIA của quý vị nếu quý vị chọn không đưa ra bằng văn bản.
- Yêu cầu của bạn phải xác định các hồ sơ bạn đang tìm kiếm với độ cụ thể hợp lý ". " Đây là một tiêu chuẩn thông thường. Nó không đề cập đến hoặc giới hạn khối lượng hoặc số lượng hồ sơ mà bạn đang yêu cầu; thay vào đó, nó yêu cầu bạn phải đủ cụ thể để chúng tôi có thể xác định và xác định vị trí các bản ghi mà bạn đang tìm kiếm.
- Yêu cầu của bạn phải yêu cầu hồ sơ hoặc tài liệu hiện có. FOIA trao cho bạn quyền kiểm tra hoặc sao chép hồ sơ ; luật này không áp dụng cho tình huống bạn đặt câu hỏi chung về công việc của Bộ Quản lý Nguồn nhân lực, cũng không yêu cầu Bộ Quản lý Nguồn nhân lực phải tạo ra một hồ sơ không tồn tại.
- Bạn có thể chọn nhận hồ sơ điện tử ở bất kỳ định dạng nào được Bộ phận Quản lý Nguồn nhân lực sử dụng trong quá trình kinh doanh thông thường.
- Ví dụ, nếu bạn yêu cầu hồ sơ được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu Excel, bạn có thể chọn nhận hồ sơ đó qua phương tiện điện tử, qua e-mail hoặc trên đĩa máy tính hoặc nhận bản in của hồ sơ đó.
- Nếu chúng tôi có thắc mắc về yêu cầu của bạn, vui lòng hợp tác với nhân viên để làm rõ loại hồ sơ bạn đang tìm kiếm hoặc cố gắng đạt được thỏa thuận hợp lý về cách phản hồi cho một yêu cầu lớn. Việc gửi yêu cầu FOIA không phải là một quá trình đối đầu, nhưng chúng tôi có thể cần thảo luận về yêu cầu của bạn để đảm bảo rằng chúng tôi hiểu bạn đang tìm kiếm hồ sơ nào.
Để yêu cầu hồ sơ từ Phòng Quản lý Nguồn nhân lực, bạn có thể gửi yêu cầu của mình tới Mecca Hall theo địa chỉ:
- 101 N. 14th Street, 12th Floor
- Điện thoại - (804)773-0247 Fax - (804) 371-7401
- Email - Gửi yêu cầu FOIA
Bạn cũng có thể liên hệ với chúng tôi nếu có thắc mắc liên quan đến việc yêu cầu hồ sơ từ Bộ phận Quản lý Nguồn nhân lực. Ngoài ra, Hội đồng tư vấn về tự do thông tin luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn về FOIA. Hội đồng có thể được liên hệ qua e-mail tại: foiacouncil@dls.virginia.gov, hoặc qua điện thoại tại (804) 225-3056 hoặc [miễn phí] 1-866-448-4100. Để bình luận về phản hồi của Bộ Quản lý Nguồn nhân lực đối với các yêu cầu FOIA, vui lòng điền vào Mẫu bình luận công khai.
Trách nhiệm của Phòng Quản lý Nguồn nhân lực trong việc Phản hồi Yêu cầu của Bạn
- Phòng Quản lý Nguồn nhân lực phải phản hồi yêu cầu của bạn trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu. "Ngày thứ nhất" được coi là ngày sau khi nhận được yêu cầu của bạn. Khoảng thời gian năm ngày không bao gồm ngày cuối tuần hoặc ngày lễ.
- Lý do đằng sau yêu cầu của bạn về hồ sơ công khai từ Bộ Quản lý Nhân sự là không liên quan và chúng tôi không thể hỏi bạn tại sao bạn muốn hồ sơ trước khi chúng tôi trả lời yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, FOIA cho phép Bộ Quản lý Nhân sự yêu cầu bạn cung cấp tên và địa chỉ pháp lý của bạn.
- FOIA yêu cầu Bộ Quản lý Nguồn nhân lực phải đưa ra một trong những phản hồi sau đây cho yêu cầu của bạn trong thời hạn năm ngày:
Chúng tôi cung cấp cho bạn toàn bộ hồ sơ mà bạn đã yêu cầu
Chúng tôi giữ lại tất cả hồ sơ mà bạn đã yêu cầu vì tất cả hồ sơ đều phải tuân theo một miễn trừ theo luật định cụ thể. Nếu tất cả hồ sơ đều bị giữ lại, chúng tôi phải gửi cho bạn phản hồi bằng văn bản. Văn bản đó phải xác định khối lượng và nội dung của hồ sơ đang được giữ lại, đồng thời nêu rõ phần cụ thể của Bộ luật Virginia cho phép chúng tôi giữ lại hồ sơ.
- Chúng tôi cung cấp một số hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu, nhưng giữ lại các hồ sơ khác. Chúng tôi không thể giữ lại toàn bộ hồ sơ nếu chỉ một phần của nó thuộc diện miễn trừ. Trong trường hợp đó, chúng tôi có thể biên tập phần hồ sơ có thể bị giữ lại và phải cung cấp cho quý vị phần còn lại của hồ sơ. Chúng tôi phải cung cấp cho quý vị một phản hồi bằng văn bản nêu rõ phần cụ thể của Bộ Luật Virginia cho phép giữ lại các phần của hồ sơ được yêu cầu.
- Nếu Bộ phận Quản lý Nguồn nhân lực không thể phản hồi yêu cầu của bạn trong thời hạn năm ngày, chúng tôi phải nêu rõ điều này bằng văn bản, giải thích các điều kiện khiến việc phản hồi trở nên không thể. Điều này sẽ cho phép chúng tôi có thêm bảy ngày làm việc để trả lời yêu cầu của bạn, tổng cộng chúng tôi có 12 ngày làm việc để trả lời yêu cầu của bạn.
- Nếu bạn yêu cầu một số lượng hồ sơ rất lớn và chúng tôi cảm thấy không thể cung cấp hồ sơ cho bạn trong vòng 12 ngày mà không làm gián đoạn các trách nhiệm tổ chức khác của chúng tôi, chúng tôi có thể gửi đơn yêu cầu tòa án gia hạn thêm thời gian để phản hồi yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, FOIA yêu cầu chúng tôi phải nỗ lực hợp lý để đạt được thỏa thuận với bạn về việc sản xuất hoặc lưu trữ hồ sơ trước khi chúng tôi ra tòa để yêu cầu gia hạn thời gian.
Chi phí
- Bạn có thể phải trả tiền cho các hồ sơ mà bạn yêu cầu từ Bộ phận Quản lý Nguồn nhân lực. FOIA cho phép chúng tôi tính phí thực tế khi trả lời các yêu cầu FOIA. Điều này sẽ bao gồm các mục như thời gian nhân viên dành để tìm kiếm hồ sơ được yêu cầu, chi phí sao chép hoặc bất kỳ chi phí nào khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp hồ sơ được yêu cầu. Không thể bao gồm chi phí chung.
- Nếu chúng tôi ước tính rằng chi phí để đáp ứng yêu cầu của quý vị sẽ vượt quá $200, chúng tôi có thể yêu cầu quý vị trả một khoản tiền đặt cọc, không vượt quá số tiền ước tính, trước khi tiến hành yêu cầu của quý vị. Năm ngày mà chúng tôi có để trả lời yêu cầu của quý vị không bao gồm thời gian từ khi chúng tôi yêu cầu đặt cọc và khi quý vị phản hồi.
- Quý vị có thể yêu cầu chúng tôi ước tính trước các khoản phí cho việc cung cấp hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu. Điều này sẽ cho phép quý vị biết trước về bất kỳ chi phí nào hoặc cho quý vị cơ hội sửa đổi yêu cầu của mình trong nỗ lực giảm chi phí ước tính.
- Nếu bạn nợ chúng tôi tiền từ yêu cầu FOIA trước đó chưa được thanh toán trong hơn 30 ngày, Bộ Quản lý Nguồn nhân lực có thể yêu cầu thanh toán hóa đơn quá hạn trước khi phản hồi yêu cầu FOIA mới của bạn.
- Xem Chính sách phí FOIA của DHRM.
Các miễn trừ thường được sử dụng
Bộ luật Virginia cho phép bất kỳ cơ quan công quyền nào giữ lại một số hồ sơ không công khai. Bộ phận Quản lý Nguồn nhân lực thường giữ lại các hồ sơ theo các miễn trừ sau:
- Hồ sơ nhân sự (§ 2.2-3705.1 (1) của Bộ luật Virginia)
- Hồ sơ tuân theo đặc quyền luật sư-khách hàng (§ 2.2-3705.1 (2)) hoặc sản phẩm công việc của luật sư (§ 2.2-3705.1 (3))
- Thông tin độc quyền của nhà cung cấp (§ 2.2-3705.1 (6))
- Hồ sơ liên quan đến việc đàm phán và trao hợp đồng trước khi hợp đồng được trao (§ 2.2-3705.1 (12))