Các cơ quan, đặc biệt là những cơ quan có hoạt động 24/7 và các thách thức khác về phạm vi bảo hiểm, thường cần giảm thiểu tình trạng vắng mặt của nhân viên. Trên toàn bộ chính quyền tiểu bang, ngân sách của các cơ quan sẽ bị ảnh hưởng khi nhân viên tích lũy được thu nhập làm thêm giờ đáng kể. Do đó, các cơ quan thường điều chỉnh lịch trình của nhân viên để đảm bảo đủ người và/hoặc loại bỏ nghĩa vụ làm thêm giờ. Sau đây là các ví dụ về tình huống điều chỉnh lịch trình:
Làm việc linh hoạt trong tuần
Những nhân viên có thể được yêu cầu làm thêm giờ vào đầu tuần làm việc có thể điều chỉnh lịch làm việc của mình vào cuối tuần làm việc để tránh phải làm thêm giờ. Điều này vừa có thể chấp nhận được vừa thận trọng về mặt tài chính.
Thay thế giờ làm việc cho ngày nghỉ phép hàng năm
Một nhân viên đang nghỉ phép năm được chấp thuận trong tuần cũng có thể được yêu cầu làm thêm giờ vào những ngày nghỉ đã lên lịch của mình. Với sự chấp thuận của nhân viên, cơ quan có thể thay thế số giờ nghỉ phép hằng năm bằng số giờ làm việc bổ sung; do đó giảm hoặc loại bỏ nhu cầu sử dụng ngày nghỉ phép hằng năm của nhân viên. Thực hành này chỉ phù hợp nếu cả nhân viên và ban quản lý đều đồng ý. Sẽ không phù hợp nếu cơ quan liên tục điều chỉnh lịch trình của nhân viên sao cho nhân viên luôn làm việc toàn thời gian trong tuần và hiếm khi được nghỉ phép, hoặc nếu việc nghỉ phép được điều chỉnh mà không có sự đồng ý của nhân viên.
Điều chỉnh Nghỉ ốm
Các cơ quan nên thận trọng khi thay đổi loại nghỉ phép mà nhân viên yêu cầu và được giám sát viên chấp thuận, đồng thời phải đảm bảo rằng nhân viên có thể sử dụng kỳ nghỉ của mình theo đúng mục đích và đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của cơ quan. Một cơ quan không được phép thay thế chế độ nghỉ bù cho chế độ nghỉ ốm mà không có sự cho phép của nhân viên.
Việc sử dụng chế độ nghỉ ốm bị hạn chế. Nghỉ phép bù rất linh hoạt và theo thiết kế, nhân viên có thể sử dụng vì nhiều lý do khác nhau. Nghỉ phép là quyền lợi mà nhân viên được phép sử dụng theo đúng mục đích của chính sách.